Gruppenarbeit kann zweifellos eine Herausforderung darstellen. Egal, ob es um den Zeitplan eines Projektes geht, die Aufteilung von Aufgaben oder die Organisation von Besprechungen – Meinungsunterschiede und kleinere Konflikte sind normal und zu erwarten. Mit der richtigen Herangehensweise können diese gemeinsam überwunden werden, sodass alle Beteiligten von der Gruppenarbeit profitieren. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist nicht nur produktiv und stimulierend, sondern bietet auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, Erfahrung zu sammeln. Effektive Teamarbeit gehört nämlich weiterhin zu den gefragtesten Softskills im Berufsleben.
Die folgenden drei Grundlagen können dir und deiner Arbeitsgruppe dabei helfen, das meiste aus eurer Kollaboration herauszuholen.
Eine kollaborative Teamatmosphäre
Es ist ratsam, den richtigen Ton in der Gruppe gemeinsam zu setzen, bevor die ersten Entscheidungen im Zusammenhang mit einem Projekt getroffen werden. Eine Gruppenatmosphäre, in der sich alle wohl fühlen, sich zu äußern, macht es möglich, die Stärken der Individuen optimal zu nutzen. Der Grundstein hierfür kann gelegt werden, indem alle Gruppenmitglieder sich bemühen, “aktives Zuhören” zu praktizieren. D. h. mit voller Aufmerksamkeit zuzuhören, ohne im Kopf vorweg eine Antwort zu formulieren.Einigt euch am besten darauf, dass es in eurem Team keine “dummen” Fragen oder Ideen gibt, nur unterschiedliche Expertisen und kreative Vorschläge. Einfühlungsvermögen spielt hier eine große Rolle, denn nicht jeder ist extrovertiert und gut darin, in einer Gruppe seine Meinung zu vertreten. Der Teamleader oder Koordinator sollte dies bei späteren Diskussionen und Anliegen im Auge behalten und dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen.
Damit kommen wir direkt zum nächsten Aspekt. Vereinbart einen demokratischen Abstimmungsprozess, um die Leitung bzw. die Koordination des Teams zu bestimmen, und um über Punkte zu entscheiden, bei denen die Gruppe im Gespräch nicht zu einer Einigung kommt. Ein klarer Prozess macht solche Situationen für alle Beteiligten einfacher zu händeln.
Effektive Strategien für eine produktive Zusammenarbeit
Bei einem Gruppenprojekt kommt zur Erledigung der eigentlichen Aufgabe einiges an organisatorischem Aufwand hinzu. Damit die Arbeit vorangeht und dein Team das Ziel nicht aus den Augen verliert, ist es wichtig vorauszuplanen und klar zu kommunizieren.Projektplan
Ein Projektplan muss nicht unbedingt komplex sein. Eine einfache Zeitleiste mit sogenannten Meilensteinen kann dabei helfen, den Überblick zu behalten. Beginnt damit den Projektstart und das Projektende (zum Beispiel das Abgabedatum) zu bestimmen. Das sind bereits eure ersten beiden Meilensteine. Wenn ihr festgelegt hat, was ihr bis zum Ende der Frist produzieren müsst – zum Beispiel eine PowerPoint Präsentation zum Thema X und ein zweiseitiges PDF Handout – könnt ihr beginnen, die einzelnen Aufgaben und ihre Deadlines festzulegen.Viele Konflikte im Zusammenhang mit der Gruppenarbeit können vermieden werden, indem die Aufgabenstellung und -verteilung für alle nachvollziehbar kommuniziert wird.
Treffen und Besprechungen
Das Vereinbaren von Treffen und Besprechungen kann sich gerade bei größeren Gruppen hin und wieder schwierig darstellen. Umso wichtiger ist es, dass sie produktiv verlaufen und die gemeinsame Zeit effektiv genutzt wird.Teammitglieder sollten die Agenda schon im Vorfeld erhalten und gegebenenfalls Punkte hinzufügen und vorbereiten. Die Vorbereitung kann in die Aufgabe des Teamleiters fallen oder in Rotation übernehmen werden.
Während des Meetings sollte der Gruppenleiter dafür sorgen, dass der Agenda befolgt wird. Alle Mitglieder müssen die Gelegenheit bekommen, ihre Beiträge einzubringen. Falls neue Aufgaben verteilt werden oder über Punkte abgestimmt wird, sollte dies im Sitzungsprotokoll dokumentiert werden.
Am Ende jeder Besprechung sollte das Ziel für das jeweils folgende Treffen gesetzt werden. Damit sich alle im Klaren darüber sind, was als Nächstes zu tun ist, hilft es auch, die nächsten Schritte und Fristen gemeinsam zu rekapitulieren.
Nach dem Treffen wird das Sitzungsprotokoll mit allen Gruppenmitgliedern per E-Mail geteilt. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn nicht das ganze Team anwesend war.
